Virtuálne sídlo a služby

Čo všetko bude zahŕňať cena za sídlo Vašej firmy, je otázkou poskytovateľa virtuálnej kancelárie. Jednotlivé služby by mali byť presne vymedzené v zmluve tak, aby nemohlo dochádzať k žiadnym pochybnostiam. Ak nejaké pochybnosti máte, určite si všetko vyjasnite ešte pred podpisom zmluvy, aby ste nemuseli platiť zbytočné poplatky. Základom býva len samotná virtuálna adresa, ďalšie služby sa bežne vymedzujú, ako nadštandardné a platí sa teda zvlášť.

Základné služby  

Absolútnym základom pre virtuálne sídlo firmy je označenie sídla Vašimi identifikačnými údajmi. Bez nich by totiž sídlo nespĺňalo podmienky, ktoré určuje zákon o obchodných spoločnostiach a hrozila by Vám vysoká pokuta. Poskytovateľ sídla teda musí dbať na to, aby sídlo bolo náležite označené a toto označenie pravidelne kontrolovať. Každá kancelária musí mať svoju poštovú schránku a zvonček. Základnými službami sú okrem označenia sídla tiež odovzdávanie pošty alebo príjem telefónnych hovorov.

Poštové služby  

Tieto služby Vás zbavia nepríjemných starostí s Vašou obchodnou korešpondenciou. Je len na Vás, či sa rozhodnete si poštu osobne preberať v mieste virtuálnej kancelárie, na adrese poskytovateľa alebo si ju necháte preposielať/skenovať. Každý spôsob má nejaké výhody.

Osobný odber je najlacnejší. O doručení zásielky by ste mali byť informovaný SMS správou, telefonicky alebo cez e-mail. Preposielanie pošty je pohodlné, pretože nikam osobne nemusíte ísť. Jej skenovanie je oveľa komfortnejšie, prichádza však do úvahy len tam, kde sa nepracuje s dôveryhodnými písomnosťami a keď nepotrebujete korešpondenciu v listinnej podobe.

Telefónne a faxové služby  

Príjem, či presmerovanie hovorov, by vo virtuálnej kancelárii malo byť samozrejmosťou. Presmerovanie je najjednoduchším krokom, ktorý zaistí, že všetci Vaši klienti aj obchodní partneri sa dovolajú priamo na Vaše telefónne číslo. Využiť môžete tiež vyškolenú operátorku, hlasovú schránku, či samoobsluhu. Záleží na tom, na akom trhu sa pohybujete.

Administratívne služby  

K virtuálnemu sídlu firmy patrí tiež nevyhnutná administratíva. Zaškolení pracovníci za Vás vybavia všetky potrebné záležitosti a ušetria Vám tak veľa času. Môže sa jednať o skenovanie, tlač, kopírovanie, prepis textov, vytváranie alebo prijímanie objednávok, fakturáciu a ďalšie administratívne práce.